دور‌کاری، چشم انداز کار‌ در جهان فردا - آسام تدبیر

دور‌کاری، چشم انداز کار‌ در جهان فردا

در سری جلسات هم اندیشی موسسه آسام تدبیر دانش با حضور آقایان مختاری، اشرف سمنانی و اعتمادی در مورد پدیده ی با اهمیت این روزهای کسب و کار یعنی “دورکاری” صحبت شد. دورکاری پدیده‌ایست که سال هاست الگو‌های جهانی آن تحت بحث و بررسی و اجرا قرار گرفته است و به ایران نیز ورود کرده است. گرچه همه­گیری کرونا نیروی محرکه‌ای برای گسترش دورکاری بود ولی جالب است بدانید این پدیده از اوایل دهه هفتاد میلادی توسط جک نیلز[1] مطرح شد و در ایران هم آیین ‌نامه دورکاری در خردادماه ۱۳۸۹ به تصویب هیئت دولت رسید.

پدیده دورکاری پدیده ای مسبوق به سابقه است که از دهه ۷۰ و ۸۰ میلادی در جهان باب شده و عملکرد بسیار خوبی هم در کشورهای خارجی داشته ­است. در ایران هم در حدود سالهای ۲۰۰۰ میلادی در صنعت کشتیرانی به کارمندان پیشنهاد می ‌شد ایمیل‌ های خود را در خارج از محل کار چک کنند. همچنین بستر های خوبی، مثل ارسال مانیفست های الکترونیکی به بندر هم در حال مهیا شدن بود. ولی در نهایت این موضوع به علت عدم وجود فرهنگ به کارگیری رها شد. این روزها همه­ گیری کرونا و دورکاری به ظاهر دو عنوان بسیار متصل به هم هستند ولی اگر عمیقا به این موضوع بپردازیم، مشاهده می‌ کنیم که کرونا عامل اصلی ظهور دورکاری نیست و فقط باعث تسریع فرآیند آن شده است و این مسیر در هر صورت باید طی می­ شده است. دورکاری باعث تغییر نوع نگاه و کارکرد شرکت ها می­ شود، نوع نگاهی که کشورهای مختلف از قبل به آن رسیده بودند ولی برای ما موردی بود که باید خیلی سریع اجرایی می شد. در حال حاضر همه افراد در ساختار های دولتی و خصوصی باید به این موضوع فکر کنند که برای ادامه کار چه ملاحظات و ملزوماتی باید رعایت شود تا مدیریت این موضوع ممکن شود. برای اجرایی کردن دورکاری به بستر سازی فرهنگی، تکنولوژیکی و قانونی نیاز است. اصلی ترین عنصر برای این بستر سازی داشتن اینترنتی پایدار است که تابع مسائل جانبی، مانند مسائل سیاسی نباشد. مهم تر از این ها اعتماد مدیران یک مجموعه به انجام درست کار توسط پرسنل در این حالت هست، دولت الکترونیک و پیشخوان دولت از پیشگامان این نوع از دورکاری در ایران هستند. از نتایج مثبت و منفی دورکاری می توان به ترتیب به استفاده بهینه از فضا و زمان کار و برخی اثرات روانی منفی به علت استرس افراد از دیده نشدن زحماتشان، اشاره کرد. این اثرات مثبت و منفی علاوه بر کارکنان بر مدیران هم تاثیر خواهد داشت.

دورکاری جز کوچکی از پدیده ای به نام شیفت پارادایمی یا عصر دیجیتال است. در عصر الکترونیکی صرفا از ابزار های الکترونیکی استفاده می­ کردیم اما امروز وارد زندگی دیجیتالی شده‌ ایم که روابط و کیفیتی کاملا متفاوت دارد. در این زمینه برخی به طرح مفهوم انقلاب صنعتی چهارم می­ پردازند که در آن ربات ها و کامپیوتر ها نه تنها نقش ابزار، بلکه نقش مغز متفکر را به واسطه­ ی الگوریتم های خیلی پیچیده برای ما اجرا می ­کنند. به این معنی که به جای اینکه انسان ها عاملی برای انجام کارهای تکراری باشند، به یک متفکر سطح بالا و خلاق تبدیل می ‌شوند و مسئولیت انجام کار های تکراری و روزمره به تکنولوژی سپرده می­ شود و ما فقط وظیفه نظارت و ایده ­پردازی را بر عهده داریم، در واقع امروزه مفهوم کار در حال تغییر است و دورکاری فقط قسمتی از این جریان می باشد.

ولی این عصر دیجیتال اصلا به معنای صرف مصرف کننده بودن از تکنولوژی بودن نیست. عصر دیجیتال عصر مبتنی بر تجربه است، تجربه ای که الزاما فقط با تکنولوژی نیست و می‌ شود با استفاده از ابزار های سنتی، تجربه های جدید خلق کرد و به جای فروش محصول به فروش تجربه پرداخت. فروشی که شرکت نه فقط به مشتری ها بلکه به همکارانشان، جامعه ‌شان و … خدمات ارائه می ‌دهد.

کسب و کارها و جامعه موظف هستند خودشان را با این پدیده وفق بدهند. این تغییر، تغییری اجتناب ناپذیر است و ما کنترلی روی آن نداریم و فقط هم شامل جنبه‌ های تکنولوژیک نمی شود.

اما بستر مورد نیاز این تغییر چیست؟

برای این تغییر نیاز به یک سری استاندارد ها، زیرساخت ها، فرهنگ و بستر ها است. این که افراد مقاومت کنند و یا به سرعت با این تغییرات هماهنگ شوند به خود افراد و فرهنگشان بستگی دارد. برای حرکت بهتر در مسیر این جریان باید فرهنگ لازم ساخته و به کار گرفته شود. درک درست این فرهنگ برای هم مشتری و هم کارکنان مهم است. فرهنگ دورکاری و استفاده از سیستم های دیجیتالی باید موجود باشد و نهادینه شود. مثلا کارمند باید به بلوغ کاری رسیده باشد تا بتواند خودش را مدیریت کند.

نکته مهم دیگر بحث روانشناسی‌ کارمندان است. باید ترس کارمند از به خطر افتادن شغلشان و در نتیجه از دست دادن تمرکزشان هم در نظر گرفته شود.

دورکاری نیاز به مهیا کردن برخی زیرساخت‌های غیر فرهنگی هم برای پرسنل جهت کار در منزل دارد، ابزار های مورد نیازی مثل لپتاپ، گوشی تلفن همراه، اینترنت پر سرعت؛ همچنین باید نرم افزار هایی را برای کنترل کارکنانی که در منزل کار می‌کنند در نظر گرفت یا طراحی کرد چون در نهایت هدف کیفیت و عملکرد خوب است.

هنوز در مقوله‌ی دورکاری خلأ های زیادی از جمله خلأ های قانونی وجود دارد، قانون کار کشور ما قدیمی بوده و نیاز است قوانین جدید مرتبط با شرایط جدید برای این نوع از کار کردن وضع شود. باید قوانین بازنگری شوند ولی آیا در حالی که دنیا در حال جلو رفتن است و ما همگی به چنین قوانینی نیاز داریم، باید منتظر حرکت اول از سمت دولت یا حاکمیت باشیم؟ خیلی از زیرساخت ها برای ما موجود است و تعداد زیادی افراد دانشمند داریم. ابزار هایی موجود هستند. توسعه دهنده هایی بسیار قوی داریم. حتی برخی شرکت های خارجی حاضر هستند که علی رغم تحریم ها در این زمینه در کشور ما کار کنند و قادر هستند برای کوچک­ترین تا بزرگ­ترین سازمان ها این تکنولوژی ها را آماده و راه اندازی کنند. با وجود داشتن این ابزار ها نیازی به این که دولت این تغییرات را از صفر شروع کند، نیست. ولی باید عزم این تغییر وجود داشته باشد.

بهتر است ابتدا انجمن ها به این کار ورود کنند و استاندارد هایی را با الهام از استاندارد های جهانی در صنف­های مختلف به تصویب برسانند. همچنین انجمن ها می‌توانند از طریق لابی های خود در مجلس این استاندارد های تصویب شده در زمینه دورکاری را به صورت پیوست‌هایی به قوانین اصلی متصل کنند تا این خلأ قانونی تا حدودی برطرف شود.

در دورکاری مهم ترین اصل، اصل اعتماد می‌باشد. اعتمادی که باید دو طرفه بین کارمند و کارفرما در بررسی پیشرفت انجام کارها وجود داشته باشد. وقتی این اعتماد برقرار شود و دورکاری در بستر ساخته شده بهینه و درست اجرا شود، کیفیت افراد بهتر در نظر گرفته شده و به کنترل حضوری احتیاجی نخواهد بود.

به صورت کلی سه نوع کنترل داریم:

۱. کنترل فرآیندی

۲. کنترل نتیجه گرا

۳. کنترل فرهنگی

کنترل فرآیندی کنترلی است که در آن فقط تعداد ساعات انجام کار در طول روز در نظر گرفته می‌شود. این نوع از کنترل باید در مسیر دورکاری کمرنگ شود و ما باید هرچه بیشتر به سمت کنترل فرهنگی و نتیجه محور روی بیاوریم. کنترل هایی که در آن افراد دغدغه دارند تا به نتایج درست دست پیدا کنند.

اگر سیستم ارزیابی مبتنی بر نتیجه یا فرهنگ باشد، دیگر مشکلاتی از قبیل نگرانی افراد برای دیده شدن کارشان و ساعات انجام کارشان وجود نخواهد داشت. هر سازمانی برای رسیدن به نتیجه مورد نظر خود باید یک سری ملاحظات را اجرا کند که کاملا قابل دستیابی هم هست.

اصلی ترین حلقه گم شده در مسیر دورکاری آموزش است. آموزش در سه سطح لازم است:

سطح اول سطح فردی است که لازم است در آن دغدغه های افراد در نظر گرفته شود. متقاعد کردن افرادی که اعتقاد دارند نمی‌توانند مطالب جدید و به روز را یاد بگیرند و آموزش را نمی‌پذیرند هم مهم است. در کشور ما لازم است سواد دیجیتال که شامل مواردی مثل امنیت دیجیتال، هویت دیجیتال و … می­ شود، هم به کودکان و هم به بزرگسالان آموزش داده شود.
سطح دوم سطح سازمان است. سازمان باید مطالعاتی را در ۸ زمینه انجام دهد.
کسب و کار من چیست؟
کسب و کار من چه تغییری خواهد کرد؟
اکوسیستم من چه تغییراتی خواهد کرد؟
سیستم رهبری من چه تغییراتی خواهد کرد و لازم است بکند؟
سازمان من چه تغییراتی باید بکند؟ که فرهنگ هم جزیی از سازمان است.
افراد و روش کاری آن‌ها چه تغییری باید بکند؟
فرآیند های ما چه تغییراتی خواهد کرد؟ ارتباطات داخلی و خارجی چه تغییراتی می‌کند؟
این‌ها ۸ موضوعی هستند که شرکت باید آن‌ها را بررسی کند. برای ورود به عصر جدید و انطباق با آن، شرکت ها باید منعطف، چابک و تاب آور باشند. پس برای این کار به آموزش نیاز است.

سطح سوم سطح اجتماع است. یعنی جامعه هم باید مواردی را بپذیرد، بخشی از جامعه، دولت و حکومت است و بخشی دیگر مردم هستند. اطلاع رسانی باید از منابع مختلف و از راه های متناسب با هر گروه به آن‌ها انجام شود. این کار سخت است، آسیب هایی هم خواهد داشت ولی قابل انجام خواهد بود.
بنابراین فرد، سازمان و اجتماع باید بپذیرند که این موضوع پدیده‌ای جدید است که آن را نمی­شناسیم و از آن اطلاع چندانی نداریم. باید بپذیریم خواسته یا ناخواسته در جریانی هستم که نه میتوانم بر خلافش شنا کنیم و نه می توانیم از آن دوری کنیم. باور شخصی و روانشناسی مهم‌ترین نقطه این تغییر است. اگر به این باور برسیم بحث آموزش و تغییر به میان می‌آید. اگر آموزش ببینیم هر کدام می‌توانیم صرف نظر از جایگاهی که داریم نقطه آغازین یک حرکت باشیم. فرهنگ و بستر سازی موضوعات خیلی مهمی هستند. نقش انجمن ها هم در این راه خیلی مهم هست. این کار خیلی سخت و پر مسئولیت است. ممکن است مشاغلی در این راه از بین برود ولی مشاغل جدیدی هم به وجود می‌آید و قطعا خروجی تک تک افراد و سازمان ها افزایش پیدا می‌کند.

استفاده از رسانه ها در این تغییر بسیار اهمیت دارند. از تمام رسانه ها به ویژه شبکه های اجتماعی برای ایجاد این باور ذهنی که به تغییر و ورود به دنیای جدید نیاز است، باید استفاده شوند.

حاکمیت و دولت چه تاثیری در این مقوله خواهد داشت؟

دولت ها سنگین هستند و حرکت برای ساختار های سنگین سخت و زمان بر است. همیشه در این تغییرات بخش خصوصی پیشگام بوده چون بدنه سبک تری دارد. باید توجه داشته باشیم که برای استفاده از هر موضوع جدیدی در کشور ها نیاز به بومی سازی است تا با فرهنگ، برداشت و نوع ساختار فیزیکی کشور ها ‌سازگار شود. سرعت سازگاری افراد هم متفاوت است. فردی که در یک شرکت تکنولوژیک مشغول به فعالیت است سرعتی متفاوت از یک فرد بازاری دارد با وجود این که ممکن است گردش مالی فرد بازاری از فرد تکنولوژیک بیشتر باشد. اقتصاد ایران یک اقتصاد سنتی بازار محور است، گردش مالی بازار با باقی شرکت ها قابل مقایسه نیست حتی با وجود نوسانات نرخ دلار، منبع اطلاعاتی افراد هم متفاوت از یکدیگر است. پس باید فرهنگ سازی موازی با بستر سازی پیش برود. انجمن ها میتوانند نقش مهمی داشته باشند. چون برخاسته از یک صنف هستن و افکارشان به آن صنف خیلی نزدیک تر هست، دیدگاه های یکدیگر را می­پذیرند و می‌توانند برای تدوین استاندارد ها به اتفاق نظر برسند.

در حال حاضر شرکت های خصوصی در کشور ما بنا به نیازشان تغییر می‌کنند ولی نیاز به ایرانیزه شدن سریع این فناوری است که توسط انجمن ها سرعت می‌گیرد.

مطالب دیگری نیز در این زمینه نیازمند بازسازی است، مثلا بعد از نگارش دستورالعمل دورکاری نیاز به اصلاحات دوره‌ای آن است تا نواقص آن برطرف شده و کارکرد آن سنجیده شود. برای انجام این کار به چالاکی و سرعت عمل نیاز است. به عنوان مثال بحران کرونا عاملی بود که باعث بالا رفتن سرعت عمل در این زمینه شد. ما در حال ورود به عرصه جدیدی هستیم که نیاز به موفقیت های جدید در آن است و نمی­توان با تکیه بر موفقیت های مدیریتی پیشین در آن به سمت جلو حرکت کرد. یک مدیر خوب در دوره سنتی، لزوما در دوره دیجیتالی­سازی هم مدیر خوبی نخواهد بود. در نتیجه از همه چیز مهم تر، تغییر ذهنیت مدیریت و پذیرش آن است و این مدیریت همان راس هرم شرکت است که نوع نگاهش به کل ساختار منتقل می‌شود. پس باید بیشترین تمرکز بر مدیریت شرکت ها باشد تا به دنبال آن ساختار، فرهنگ پرسنل، فرآیند ها، اکوسیستم شرکت و … تغییر کند.

دولت هم به توسعه این بخش بی علاقه نیست. دولت الکترونیک و پیشخوان دولت از اولین تلاش های دولت برای رسیدن به این هدف بوده و تلاش های دیگری مثل ایجاد چک های الکترونیکی هم در شرف انجام هستند.

مهم ترین مسئله در بحث دورکاری بستر مبتنی بر اینترنت است، اینترنتی که باعث گروکشی های سیاسی نشود و تحت هر شرایطی برقرار بماند.

دورکاری از بین نخواهد رفت و قاعدتا در آینده هم وجود خواهد داشت. ولی در آینده این اتفاق به چه شکل روی می­دهد و چه ساز و کارهایی برای آن احتیاج است تا در آینده هم موفق باشد؟

بسترسازی و فرهنگ سازی بسیار مهم است و باید طوری باشد که شرایط را به صورت جامع و کامل برای انجام دورکاری مهیا کند. تمام پرسنل باید این زیرساخت ها را به صورت کامل داشته باشند. باید ترس و واهمه از کارمندان دور باشد، باید روی اعتماد هرچه بیشتر طرفین به یکدیگر کار شود، طرفین باید به دیگر باوری برسند، همه باید مزایای دورکاری را درک کنند. معایب آن هم دائما باید به سیستم برگشت داده شده و بازنگری هایی روی آن انجام شود، شرکتی که در داخل آن دورکاری انجام می‌شود باید دور همی های کاری و دوستانه‌ای در بازه های زمانی مشخص داشته باشد تا روابط انسانی هم برقرار شود. دورکاری باید به سمتی برود که فضای فیزیکی مورد نیاز شرکت ها کمتر شود. مدیریت این شرکت وظیفه مهمی بر دوش دارد و باید خود به این باور برسد که دورکاری چیست، چه کارهایی برای آن باید انجام شود و اولین تغییرات را خود در وجودش ایجاد کند که آن هم اعتماد به همکارانش است.

دورکاری به معنای قطع صد درصدی ارتباط ما با جامعه نیست. ممکن است بنا به نوع کسب و کار مراجعینی هم داشته باشیم. وقتی در مراجعین ما اعتماد به این نحوه کارکرد ایجاد شد، طبیعتا می‌پذیرد تا کارهای خود را با سازمان از راه دور انجام دهد.

وقتی می‌توان گفت در بحث دورکاری به موفقیت رسیده‌ایم که نتایج مد نظر مثل به حداقل رسیدن ترافیک در سطح شهر، کاهش آلودگی هوا، بالا رفتن سطح سلامت روانی کارکنان به علت وقت گذرانی بیشتر با خانواده هایشان و … دیده شود.

دورکاری مزایا و معایبی دارد، برخی سازمان ها به راحتی و برخی به سختی توانسته‌اند با این تغییر هماهنگ شوند. بعضی افراد به سختی توانسته‌اند ذهنیت خود را تغییر دهند و برخی بلافاصله از این تغییر بهره برداری مثبت کرده‌اند. با وجود این تفاوت ها سازمان ها در حال رسیدن به تعادل در این زمینه هستند. قبل از دورکاری به بحث بانک اطلاعاتی توجه کمی میشد ولی الان به اهمیت آن پی برده‌اند. نگاه افراد به استفاده از نرم‌افزار ها تغییر کرده. و به طور کلی فرهنگ کلی جامعه در حال تغییر است، فرهنگ افراد به سمت اعتماد محض حرکت می‌کند.

از مزایای دورکاری برای کارمندان در حوزه های کاری، اجتماع و فرهنگ میتوان به صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها اشاره کرد. پرسنل شرکت‌ها مدت زمان کمتری را برای رسیدن به شرکت و ماندن در ترافیک صرف میکنند. کارکنان زمان بیشتری را صرف استراحت میکنند، هزینه رفت و آمد کمتر میشود، امکان تسطیح حجم کار که در نتیجه آن بازدهی و راندمان بالاتر می­رود، فراهم می­شود. در صورت مدیریت نتیجه گرا، افراد می­توانند تصمیم بگیرند کار خود را در چه زمانی انجام دهند و از معایب آن در حوزه های کاری، اجتماع و فرهنگ برای کارمندان میتوان به مشکلات افراد از لحاظ روانی برای تردید در دیده شدن زحماتشان اشاره کرد (چیزی که در حالت حضوری مشکل محسوب نمی شود).

دورکاری برای شرکت ها هم مزایایی خواهد داشت مانند افزایش سود مالی شرکت‌ها، چرا که به جای یک فضای بزرگ برای شرکت می‌توانند فقط محلی برای کنترل پیشرفت کار داشته باشند، فضای کار کوچکتر می شود، در هزینه ها صرفه جویی می شود، ولی هزینه های جنبی دیگری به وجود می ­آید مانند مهیا کردن زیرساخت برای پرسنل جهت کار از منزل. ابزار های مورد نیازی مثل لپتاپ، گوشی تلفن همراه، اینترنت پر سرعت.

آیا بعد از اتمام این همه‌گیری دورکاری فراموش خواهد شد؟

شرکت ها یکی از این دو رفتار رو بعد اتمام این بحران دارند:

1. برخی به کارکنان خود اعلام می‌کنند دورکاری تمام شده و از آن‌ها می‌خواهند به محل کار خود برگردند، همه کارکنان هم اجبارا به همان شکل قبلی کار برمی­گردند حتی برخی از بازگشت به شیوه قبلی بسیار خشنود خواهند بود.

2. برخی دیگر در این دوران یاد گرفته‌اند که با پدیده ای مواجه شده‌اند که خیلی مفید است، با استفاده از آن می‌توانند هزینه های خود را پایین آورده و عملکرد خود را بهبود ببخشند. نتایجی که اثبات شده است؛ مثل هزینه پایین، اثر بخشی، کارایی و بهره­وری بالا، رضایت بیشتر افراد از کار خود. درصد بالایی از افراد در دنیا حاضرند حتی با حقوق کمتر دورکاری کنند.

شرکت های بزرگی هستند که از الان اعلام کرده‌اند به حالت قدیم بر نمیگردند ولی خیلی ها هم هستند که با شیوه قدیمی کار موافقند، این تصمیم با مدیریت هر سازمان است که در برابر این تغییر مقاومت کند و یا به سمت جلو حرکت کند.

همیشه افرادی در طول تاریخ بشر بودند که آمادگی رویارویی با چیزهای جدید را داشته‌اند، پیشرفت ما مدیون انگیزه مخترعین و مکتشفین برای کشف و استفاده از چیزهای جدید هست. سازمان هایی که در برابر تغییرات مقاومت می ­کنند شکست خواهند خورد، شاید این اتفاق بلافاصله رخ ندهد ولی در بلند مدت قطعا شکست خواهند خورد، با یک نگاه به شرکت های برتر چند سال اخیر به این دیدگاه دست پیدا می­ کنیم که چه در ایران و چه در جهان برنده شرکت هایی هستن که نه تنها خود را برای این دنیای جدید آماده می‌کنند بلکه قصد دارند آن را ساخته و به آن ورود کنند در حال حاضر شرکت هایی که در زمینه تکنولوژی کار می کنند و پذیرش فرآیندهای این عصر جدید را با آغوش باز پذیرفته اند مثل آمازون، اپل و … بر خلاف شرکت هایی که در قرن قبل در صدر بودن یعنی شرکت های نفتی، موفق تر و بهینه تر عمل می کنند.

بنابراین بعد از اتمام بحران کرونا، دورکاری تمام نمی‌شود چرا که شرکت ها نتایج بسیار مثبت آن را دیده‌اند.

در طول این مدت شرکت های زیادی مسئله دورکاری را در درون سازمان خود اجرایی کردند و بازخورد های متفاوتی ایجاد شده است، برخی افراد معتقد بودند این نوع از کار برای آنها لذت بخش نیست؛ برخی دیگر نظری برعکس داشتند و معتقد بودند تمرکزشان خیلی بیشتر از قبل شده‌است.

ولی در نهایت هر فردی در مدت دو یا سه ماه توانسته است شرایط خود را با شرایط دورکاری تطبیق دهد و این تطبیق برای افراد مختلف کاملا متفاوت بوده و به درک آن فرد از مفهوم دورکاری مرتبط بوده ­است، افرادی که نوع نگاه انعطاف پذیرتری به این مسئله داشته اند، در این فرآیند موفق تر عمل کرده­ اند.

[1] Jack Nilles

دسته‌ها