دورکاری پدیده‌ای مسبوق به سابقه است که از دهه ۷۰ و ۸۰ میلادی در جهان باب شده و عملکرد بسیار خوبی هم در کشورهای خارجی داشته است. در ایران هم در حدود سالهای ۲۰۰۰ میلادی در صنعت کشتیرانی به کارمندان پیشنهاد میشد ایمیل‌های خود را در خارج از محل کار چک کنند. همچنین بسترهای خوبی، مثل ارسال مانیفست‌های الکترونیکی به بندر هم در حال مهیا شدن بود. ولی در نهایت این موضوع به علت عدم وجود فرهنگ به کارگیری رها شد. این روزها همه‌گیری کرونا و دورکاری به ظاهر دو عنوان بسیار متصل به هم هستند ولی اگر عمیقا به این موضوع بپردازیم، مشاهده می‌کنیم که کرونا عامل اصلی ظهور دورکاری نیست و فقط باعث تسریع فرآیند آن شده است و این مسیر در هر صورت باید طی می‌شده است. دورکاری باعث تغییر نوع نگاه و کارکرد شرکت‌ها میشود، نوع نگاهی که کشورهای مختلف از قبل به آن رسیده بودند ولی برای ما موردی بود که باید خیلی سریع اجرایی میشد. در حال حاضر همه افراد در ساختارهای دولتی و خصوصی باید به این موضوع فکر کنند که برای ادامه کار چه ملاحظات و ملزوماتی باید رعایت شود تا مدیریت این موضوع ممکن شود. برای اجرایی کردن دورکاری به بسترسازی فرهنگی، تکنولوژیکی و قانونی نیاز است. اصلی‌ترین عنصر برای این بسترسازی داشتن اینترنتی پایدار است که تابع مسائل جانبی، مانند مسائل سیاسی نباشد. مهم‌تر از این‌ها اعتماد مدیران یک مجموعه به انجام درست کار توسط پرسنل در این حالت هست، دولت الکترونیک و پیشخوان دولت از پیشگامان این نوع از دورکاری در ایران هستند. از نتایج مثبت و منفی دورکاری میتوان به ترتیب به استفاده بهینه از فضا و زمان کار و برخی اثرات روانی منفی به علت استرس افراد از دیده نشدن زحماتشان، اشاره کرد. این اثرات مثبت و منفی علاوه بر کارکنان بر مدیران هم تاثیر خواهد داشت.
دورکاری جزء کوچکی از پدیده‌ای به نام شیفت پارادایمی یا عصر دیجیتال است. در عصر الکترونیکی صرفاً از ابزارهای الکترونیکی استفاده می‌کردیم، اما امروز وارد زندگی دیجیتالی شده‌ایم که روابط و کیفیتی کاملا متفاوت دارد. در این زمینه برخی به طرح مفهوم انقلاب صنعتی چهارم می‌پردازند که در آن ربات‌ها و کامپیوترها نه تنها نقش ابزار، بلکه نقش مغز متفکر را به واسطه الگوریتم‌های خیلی پیچیده برای ما اجرا میکنند. به این معنی که به جای اینکه انسان‌ها عاملی برای انجام کارهای تکراری باشند، به یک متفکر سطح بالا و خلاق تبدیل می‌شوند و مسئولیت انجام کارهای تکراری و روزمره به تکنولوژی سپرده میشود و ما فقط وظیفه نظارت و ایده‌پردازی را بر عهده داریم، در واقع امروزه مفهوم کار در حال تغییر است و دورکاری فقط قسمتی از این جریان می‌باشد.
ولی این عصر دیجیتال اصلاً به معنای صرف مصرف کننده بودن از تکنولوژی نیست. عصر دیجیتال عصر مبتنی بر تجربه است، تجربه‌های که الزاماً فقط با تکنولوژی نیست و میشود با استفاده از ابزارهای سنتی، تجربه‌های جدید خلق کرد و به جای فروش محصول به فروش تجربه پرداخت. فروشی که شرکت نه فقط به مشتری‌ها بلکه به همکارانشان، جامعه‌شان و … خدمات ارائه میدهد.
کسب و کارها و جامعه موظف هستند خودشان را با این پدیده وفق بدهند. این تغییر، تغییری اجتناب‌ناپذیر است و ما کنترلی روی آن نداریم و فقط هم شامل جنبه‌های تکنولوژیک نمی‌شود.
اما بستر مورد نیاز این تغییر چیست؟
برای این تغییر نیاز به یک سری استانداردها، زیرساخت‌ها، فرهنگ و بسترها است. این که افراد مقاومت کنند و یا به سرعت با این تغییرات هماهنگ شوند به خود افراد و فرهنگشان بستگی دارد. برای حرکت بهتر در مسیر این جریان باید فرهنگ لازم ساخته و به کار گرفته شود. درک درست این فرهنگ برای هم مشتری و هم کارکنان مهم است. فرهنگ دورکاری و استفاده از سیستم‌های دیجیتالی باید موجود باشد و نهادینه شود. مثلا کارمند باید به بلوغ کاری رسیده باشد تا بتواند خودش را مدیریت کند.
نکته مهم دیگر بحث روانشناسی کارمندان است. باید ترس کارمند از به خطر افتادن شغلشان و در نتیجه از دست دادن تمرکزشان هم در نظر گرفته شود.
دورکاری نیاز به مهیا کردن برخی زیرساخت‌های غیر فرهنگی هم برای پرسنل جهت کار در منزل دارد، ابزارهای مورد نیازی مثل لپتاپ، گوشی تلفن همراه، اینترنت پر سرعت؛ همچنین باید نرم افزارهایی را برای کنترل کارکنانی که در منزل کار میکنند در نظر گرفت یا طراحی کرد چون در نهایت هدف کیفیت و عملکرد خوب است.
هنوز در مقوله دورکاری خلأهای زیادی از جمله خلأهای قانونی وجود دارد، قانون کار کشور ما قدیمی بوده و نیاز است قوانین جدید مرتبط با شرایط جدید برای این نوع از کار کردن وضع شود. باید قوانین بازنگری شوند ولی آیا در حالی که دنیا در حال جلو رفتن است و ما همگی به چنین قوانینی نیاز داریم، باید منتظر حرکت اول از سمت دولت یا حاکمیت باشیم؟ خیلی از زیرساخت‌ها برای ما موجود است و تعداد زیادی افراد دانشمند داریم. ابزارهایی موجود هستند. توسعه‌دهنده‌هایی بسیار قوی داریم. حتی برخی شرکتهای خارجی حاضر هستند که علیرغم تحریم‌ها در این زمینه در کشور ما کار کنند و قادر هستند برای کوچکترین تا بزرگترین سازمانها این تکنولوژی‌ها را آماده و راه اندازی کنند. با وجود داشتن این ابزارها نیازی به این که دولت این تغییرات را از صفر شروع کند، نیست. ولی باید عزم این تغییر وجود داشته باشد.
بهتر است ابتدا انجمن‌ها به این کار ورود کنند و استانداردهایی را با الهام از استانداردهای جهانی در صنف‌های مختلف به تصویب برسانند. همچنین انجمن‌ها میتوانند از طریق لابی‌های خود در مجلس این استانداردهای تصویب شده در زمینه دورکاری را به صورت پیوست‌هایی به قوانین اصلی متصل کنند تا این خلأ قانونی تا حدودی برطرف شود.
در دورکاری مهمترین اصل، اصل اعتماد می‌باشد. اعتمادی که باید دو طرفه بین کارمند و کارفرما در بررسی پیشرفت انجام کارها وجود داشته باشد. وقتی این اعتماد برقرار شود و دورکاری در بستر ساخته شده بهینه و درست اجرا شود، کیفیت افراد بهتر در نظر گرفته شده و به کنترل حضوری احتیاجی نخواهد بود.
به صورت کلی سه نوع کنترل داریم:
۱. کنترل فرآیندی
۲. کنترل نتیجه‌گرا
۳. کنترل فرهنگی
کنترل فرآیندی کنترلی است که در آن فقط تعداد ساعات انجام کار در طول روز در نظر گرفته میشود. این نوع از کنترل باید در مسیر دورکاری کمرنگ شود و ما باید هرچه بیشتر به سمت کنترل فرهنگی و نتیجه محور روی بیاوریم. کنترل‌هایی که در آن افراد دغدغه دارند تا به نتایج درست دست پیدا کنند.
اگر سیستم ارزیابی مبتنی بر نتیجه یا فرهنگ باشد، دیگر مشکلاتی از قبیل نگرانی افراد برای دیده شدن کارشان و ساعات انجام کارشان وجود نخواهد داشت. هر سازمانی برای رسیدن به نتیجه مورد نظر خود باید یک سری ملاحظات را اجرا کند که کاملا قابل دستیابی هم هست.
اصلی‌ترین حلقه گمشده در مسیر دورکاری آموزش است. آموزش در سه سطح لازم است:
- سطح اول سطح فردی است که لازم است در آن دغدغه‌های افراد در نظر گرفته شود. متقاعد کردن افرادی که اعتقاد دارند نمی‌توانند مطالب جدید و به روز را یاد بگیرند و آموزش را نمی‌پذیرند هم مهم است. در کشور ما لازم است سواد دیجیتال که شامل مواردی مثل امنیت دیجیتال، هویت دیجیتال و … میشود، هم به کودکان و هم به بزرگسالان آموزش داده شود.
- سطح دوم سطح سازمان است. سازمان باید مطالعاتی را در ۸ زمینه انجام دهد.
- کسب و کار من چیست؟
- کسب و کار من چه تغییری خواهد کرد؟
- اکوسیستم من چه تغییراتی خواهد کرد؟
- سیستم رهبری من چه تغییراتی خواهد کرد و لازم است بکند؟
- سازمان من چه تغییراتی باید بکند؟ که فرهنگ هم جزیی از سازمان است.
- افراد و روش کاری آنها چه تغییری باید بکند؟
- فرآیندهای ما چه تغییراتی خواهد کرد؟ ارتباطات داخلی و خارجی چه تغییراتی می‌کند؟
این‌ها ۸ موضوعی هستند که شرکت باید آنها را بررسی کند. برای ورود به عصر جدید و انطباق با آن، شرکت‌ها باید منعطف، چابک و تاب‌آور باشند. پس برای این کار به آموزش نیاز است.
- سطح سوم سطح اجتماع است. یعنی جامعه هم باید مواردی را بپذیرد، بخشی از جامعه، دولت و حکومت است و بخشی دیگر مردم هستند. اطلاع‌رسانی باید از منابع مختلف و از راه‌های متناسب با هر گروه به آنها انجام شود. این کار سخت است، آسیب‌هایی هم خواهد داشت، ولی قابل انجام خواهد بود.
بنابراین فرد، سازمان و اجتماع باید بپذیرند که این موضوع پدیده‌ای جدید است که آن را نمی‌شناسیم و از آن اطلاع چندانی نداریم. باید بپذیریم خواسته ناخواسته در جریانی هستیم که نه میتوانیم بر خلافش شنا کنیم و نه میتوانیم از آن دوری کنیم. باور شخصی و روانشناسی مهمترین نقطه این تغییر است. اگر به این باور برسیم بحث آموزش و تغییر به میان می‌آید. اگر آموزش ببینیم هر کدام میتوانیم صرف نظر از جایگاهی که داریم نقطه آغازین یک حرکت باشیم. فرهنگ و بسترسازی موضوعات خیلی مهمی هستند. نقش انجمن‌ها هم در این راه خیلی مهم هست. این کار خیلی سخت و پرمسئولیت است. ممکن است مشاغلی در این راه از بین برود ولی مشاغل جدیدی هم به وجود می‌آید و قطعاً خروجی تک تک افراد و سازمان ها افزایش پیدا می‌کند.
استفاده از رسانه‌ها در این تغییر بسیار اهمیت دارند. از تمام رسانه‌ها به ویژه شبکه‌های اجتماعی برای ایجاد این باور ذهنی که به تغییر و ورود به دنیای جدید نیاز است، باید استفاده شوند.
حاکمیت و دولت چه تاثیری در این مقوله خواهد داشت؟
دولت‌ها سنگین هستند و حرکت برای ساختارهای سنگین، سخت و زمان‌بر است. همیشه در این تغییرات بخش خصوصی پیشگام بوده چون بدنه سبک‌تری دارد. باید توجه داشته باشیم که برای استفاده از هر موضوع جدیدی در کشورها نیاز به بومی‌سازی است تا با فرهنگ، برداشت و نوع ساختار فیزیکی کشورها سازگار شود. سرعت سازگاری افراد هم متفاوت است. فردی که در یک شرکت تکنولوژیک مشغول به فعالیت است سرعتی متفاوت از یک فرد بازاری دارد با وجود این که ممکن است گردش مالی فرد بازاری از فرد تکنولوژیک بیشتر باشد. اقتصاد ایران یک اقتصاد سنتی بازارمحور است، گردش مالی بازار با باقی شرکت‌ها قابل مقایسه نیست. حتی با وجود نوسانات نرخ دلار، منابع اطلاعاتی افراد هم متفاوت از یکدیگر است. پس باید فرهنگسازی موازی با بسترسازی پیش برود. انجمن‌ها میتوانند نقش مهمی داشته باشند، چون برخاسته از یک صنف هستن و افکارشان به آن صنف خیلی نزدیک تر هست، دیدگاه های یکدیگر را می‌پذیرند و میتوانند برای تدوین استانداردها به اتفاق نظر برسند.
در حال حاضر شرکتهای خصوصی در کشور ما بنا به نیازشان تغییر میکنند ولی نیاز به ایرانیزه شدن سریع این فناوری است که توسط انجمن ها سرعت می‌گیرد.
مطالب دیگری نیز در این زمینه نیازمند بازسازی است، مثلا بعد از نگارش دستورالعمل دورکاری نیاز به اصلاحات دوره‌ای آن است تا نواقص آن برطرف شده و کارکرد آن سنجیده شود. برای انجام این کار به چالاکی و سرعت عمل نیاز است. به عنوان مثال بحران کرونا عاملی بود که باعث بالا رفتن سرعت عمل در این زمینه شد. ما در حال ورود به عرصه جدیدی هستیم که نیاز به موفقیت‌های جدید در آن است و نمیتوان با تکیه بر موفقیت‌های مدیریتی پیشین در آن به سمت جلو حرکت کرد. یک مدیر خوب در دوره سنتی، لزوماً در دوره دیجیتالی‌سازی هم مدیر خوبی نخواهد بود. در نتیجه از همه چیز مهم‌تر، تغییر ذهنیت مدیریت و پذیرش آن است و این مدیریت همان رأس هرم شرکت است که نوع نگاهش به کل ساختار منتقل میشود. پس باید بیشترین تمرکز بر مدیریت شرکت‌ها باشد تا به دنبال آن ساختار، فرهنگ پرسنل، فرآیند ها، اکوسیستم شرکت و … تغییر کند.
دولت هم به توسعه این بخش بی‌علاقه نیست. دولت الکترونیک و پیشخوان دولت از اولین تلاش‌های دولت برای رسیدن به این هدف بوده و تلاش‌های دیگری مثل ایجاد چک های الکترونیکی هم در شرف انجام هستند.
مهمترین مسئله در بحث دورکاری بستر مبتنی بر اینترنت است، اینترنتی که باعث گروکشی‌های سیاسی نشود و تحت هر شرایطی برقرار بماند.
دورکاری از بین نخواهد رفت و قاعدتاً در آینده هم وجود خواهد داشت. ولی در آینده این اتفاق به چه شکل روی میدهد و چه ساز و کارهایی برای آن احتیاج است تا در آینده هم موفق باشد؟
بسترسازی و فرهنگسازی بسیار مهم است و باید طوری باشد که شرایط را به صورت جامع و کامل برای انجام دورکاری مهیا کند. تمام پرسنل باید این زیرساخت‌ها را به صورت کامل داشته باشند. باید ترس و واهمه از کارمندان دور باشد، باید روی اعتماد هرچه بیشتر طرفین به یکدیگر کار شود، طرفین باید به دیگر باوری برسند، همه باید مزایای دورکاری را درک کنند. معایب آن هم دائماً باید به سیستم برگشت داده شده و بازنگری‌هایی روی آن انجام شود، شرکتی که در داخل آن دورکاری انجام میشود باید دورهمی‌های کاری و دوستانه‌ای در بازه‌های زمانی مشخص داشته باشد تا روابط انسانی هم برقرار شود. دورکاری باید به سمتی برود که فضای فیزیکی مورد نیاز شرکت‌ها کمتر شود. مدیریت این شرکت وظیفه مهمی بر دوش دارد و باید خود به این باور برسد که دورکاری چیست، چه کارهایی برای آن باید انجام شود و اولین تغییرات را خود در وجودش ایجاد کند که آن هم اعتماد به همکارانش است.
دورکاری به معنای قطع صددرصدی ارتباط ما با جامعه نیست. ممکن است بنا به نوع کسب و کار مراجعینی هم داشته باشیم. وقتی در مراجعین ما اعتماد به این نحوه کارکرد ایجاد شد، طبیعتاً می‌پذیرند تا کارهای خود را با سازمان از راه دور انجام دهد.
وقتی میتوان گفت در بحث دورکاری به موفقیت رسیده‌ایم که نتایج مدنظر مثل به حداقل رسیدن ترافیک در سطح شهر، کاهش آلودگی هوا، بالا رفتن سطح سلامت روانی کارکنان به علت وقت گذرانی بیشتر با خانواده‌هایشان و … دیده شود.
دورکاری مزایا و معایبی دارد، برخی سازمانها به راحتی و برخی به سختی توانسته‌اند با این تغییر هماهنگ شوند. بعضی افراد به سختی توانسته‌اند ذهنیت خود را تغییر دهند و برخی بلافاصله از این تغییر بهره برداری مثبت کرده‌اند. با وجود این تفاوت ها سازمانها در حال رسیدن به تعادل در این زمینه هستند. قبل از دورکاری به بحث بانک اطلاعاتی توجه کمی میشد ولی الان به اهمیت آن پی برده‌اند. نگاه افراد به استفاده از نرم‌افزارها تغییر کرده است و به طور کلی فرهنگ کلی جامعه در حال تغییر است، فرهنگ افراد به سمت اعتماد محض حرکت می‌کند.
از مزایای دورکاری برای کارمندان در حوزه‌های کاری، اجتماع و فرهنگ میتوان به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها اشاره کرد. پرسنل شرکت‌ها مدت زمان کمتری را برای رسیدن به شرکت و ماندن در ترافیک صرف میکنند. کارکنان زمان بیشتری را صرف استراحت میکنند، هزینه رفت و آمد کمتر میشود، امکان تسطیح حجم کار که در نتیجه آن بازدهی و راندمان بالاتر میرود، فراهم میشود. در صورت مدیریت نتیجه‌گرا، افراد میتوانند تصمیم بگیرند کار خود را در چه زمانی انجام دهند و از معایب آن در حوزه‌های کاری، اجتماع و فرهنگ برای کارمندان میتوان به مشکلات افراد از لحاظ روانی برای تردید در دیده شدن زحماتشان اشاره کرد (چیزی که در حالت حضوری مشکل محسوب نمی‌شود).
دورکاری برای شرکت‌ها هم مزایایی خواهد داشت مانند افزایش سود مالی شرکت‌ها، چرا که به جای یک فضای بزرگ برای شرکت میتوانند فقط محلی برای کنترل پیشرفت کار داشته باشند، فضای کار کوچکتر میشود، در هزینه‌ها صرفه جویی میشود، ولی هزینه‌های جنبی دیگری به وجود می‌آید مانند مهیا کردن زیرساخت برای پرسنل جهت کار از منزل. ابزارهای مورد نیازی مثل لپتاپ، گوشی تلفن همراه، اینترنت پر سرعت.
آیا بعد از اتمام این همه‌گیری دورکاری فراموش خواهد شد؟
شرکت‌ها یکی از این دو رفتار رو بعد اتمام این بحران دارند:
- برخی به کارکنان خود اعلام میکنند دورکاری تمام شده و از آنها می‌خواهند به محل کار خود برگردند، همه کارکنان هم اجباراً به همان شکل قبلی کار برمی‌گردند حتی برخی از بازگشت به شیوه قبلی بسیار خشنود خواهند بود.
- برخی دیگر در این دوران یاد گرفته‌اند که با پدیده‌ای مواجه شده‌اند که خیلی مفید است، با استفاده از آن میتوانند هزینه‌های خود را پایین آورده و عملکرد خود را بهبود ببخشند. نتایجی که اثبات شده است؛ مثل هزینه پایین، اثر بخشی، کارایی و بهره‌وری بالا، رضایت بیشتر افراد از کار خود. درصد بالایی از افراد در دنیا حاضرند حتی با حقوق کمتر دورکاری کنند.
شرکتهای بزرگی هستند که از الان اعلام کرده‌اند به حالت قدیم بر نمی‌گردند ولی خیلی‌ها هم هستند که با شیوه قدیمی کار موافقند، این تصمیم با مدیریت هر سازمان است که در برابر این تغییر مقاومت کند و یا به سمت جلو حرکت کند.
همیشه افرادی در طول تاریخ بشر بودند که آمادگی رویارویی با چیزهای جدید را داشته‌اند، پیشرفت ما مدیون انگیزه مخترعین و مکتشفین برای کشف و استفاده از چیزهای جدید هست. سازمان‌هایی که در برابر تغییرات مقاومت میکنند شکست خواهند خورد، شاید این اتفاق بلافاصله رخ ندهد ولی در بلند مدت قطعا شکست خواهند خورد، با یک نگاه به شرکتهای برتر چند سال اخیر به این دیدگاه دست پیدا می‌کنیم که چه در ایران و چه در جهان برنده شرکت‌هایی هستند که نه تنها خود را برای این دنیای جدید آماده میکنند بلکه قصد دارند آن را ساخته و به آن ورود کنند در حال حاضر شرکت‌هایی که در زمینه تکنولوژی کار میکنند و پذیرش فرآیندهای این عصر جدید را با آغوش باز پذیرفته‌اند، مثل آمازون، اپل و … بر خلاف شرکت‌هایی که در قرن قبل در صدر بودن یعنی شرکت های نفتی، موفق تر و بهینه تر عمل میکنند.
بنابراین بعد از اتمام بحران کرونا، دورکاری تمام نمی‌شود چرا که شرکت ها نتایج بسیار مثبت آن را دیده‌اند.
در طول این مدت شرکتهای زیادی مسئله دورکاری را در درون سازمان خود اجرایی کردند و بازخوردهای متفاوتی ایجاد شده است، برخی افراد معتقد بودند این نوع از کار برای آنها لذت‌بخش نیست؛ برخی دیگر نظری برعکس داشتند و معتقد بودند تمرکزشان خیلی بیشتر از قبل شده‌است.
ولی در نهایت هر فردی در مدت دو یا سه ماه توانسته است شرایط خود را با شرایط دورکاری تطبیق دهد و این تطبیق برای افراد مختلف کاملا متفاوت بوده و به درک آن فرد از مفهوم دورکاری مرتبط بوده است، افرادی که نوع نگاه انعطاف پذیرتری به این مسئله داشته‌اند، در این فرآیند موفق‌تر عمل کرده‌اند.